4. Administration, finances
Une multitude d’actes administratifs sont nécessaires
pour assurer un fonctionnement harmonieux notamment des services de
production et de vente. Certains de ces actes sont imposés par
l’environnement (déclaration TVA, publication des comptes annuels),
d’autres sont tout simplement indispensables au fonctionnement de
l’entreprise (faire les factures, mettre en place un système de
sécurité, ouvrir et classer le courrier entrant,…).
Tous les aspects financiers doivent aussi être gérés
avec rigueur car il est essentiel qu’à tout instant, il y ait un
équilibre entre les besoins financiers et les ressources financières au
risque de ne pouvoir assurer la pérennité de l’entreprise.
De nombreux organigrammes sont possibles pour
rattacher les différents « services de soutien », que sont les services
administratifs, à des dirigeants de l’entreprise. Cela pourra dépendre
de sa taille, de son passé,… L’essentiel sera de veiller à leur
efficacité, de réévaluer régulièrement la pertinence des procédures
utilisées, de comparer le coût – si ces services sont réalisés en
interne – avec le coût d’une sous-traitance… à qualité égale.
Le dirigeant doit régulièrement remettre en cause les
procédures utilisées en matière administrative, comme d’ailleurs en
matière de production, en utilisant une démarche telle l’analyse de la
valeur.
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